Deja de odiar las reuniones, ¡hazlas productivas!

Deja de odiar las reuniones, ¡hazlas productivas!
20 marzo, 2018 Betterplace
In Tips
Haz tus reuniones inmobiliarias más productivas con Betterplace.

El tiempo es, hoy día, uno de nuestros intangibles más valiosos. Por eso tendemos a descartar todo aquello que nos hace perderlo. Las reuniones de trabajo, si no se gestionan adecuadamente, pueden suponer una gran pérdida de tiempo, también en el sector inmobiliario. Descubre cómo sacarles partido apoyándote en Betterplace.

El ritmo al que estamos sometidos en el día a día hace que cada vez valoremos más el tiempo. Sentimos que se nos escapa entre trayectos, atascos, llamadas, mensajes y correos. Se esfuma mientras intentamos estirarlo para que en 24 horas quepan trabajo, familia y ocio; deporte, cultura y obligaciones; reposo, actividad y sueño.

Por eso, descartamos todo aquello que tememos nos robe un segundo de nuestro tan preciado tiempo. Todo lo que nos desvíe del esfuerzo de aprovechar nuestros días, idealmente flexibles. De alguna manera, las reuniones de trabajo han entrado en este saco. Porque el que no las ha desterrado de su rutina, las aborrece abiertamente. ¡Y no es de extrañar! ¿Quién no ha invertido horas dentro de un despacho debatiendo en torno a cuestiones vagas sin alcanzar conclusiones?

Las reuniones, si no se planifican correctamente, pueden suponer una pérdida de tiempo y, en consecuencia, ser muy frustrantes.

Pero las reuniones, conceptualmente, no son el problema. El problema es nuestra incapacidad para sacarles todo el jugo y hacerlas provechosas e interesantes. El fallo está en entender las reuniones como algo meramente estético: una vía para marcar jerarquía, repetir lo que ya se sabe o debatir sin un objetivo claro. Cuando esto sucede, cuando nos reunimos por inercia, se pierde el foco y, consecuentemente, el tiempo.

Con una buena y ágil gestión, con objetivos e hitos preestablecidos y con un control eficaz del tiempo, contar con una rutina de reuniones no solo es útil sino que es necesario. 

Kick off, el punto de partida

En la industria inmobiliaria, como en casi todas, iniciar el trabajo de forma organizada es fundamental. Todo parte —o debería partir— de una reunión de arranque. A este pistoletazo de salida se le conoce, en el entorno empresarial, como kick off. Este término, que contribuye a engrosar esa lista de anglicismos que incluimos en nuestro vocabulario cotidiano, alude a un concepto de fútbol americano y podría traducirse por algo así como la patada inicial. Es decir, es la reunión que da comienzo al partido.

Una reunión de kick off es el punto de partida para estructurar el proyecto y ejecutar mejores reuniones, las cotidianas.

En ella se planifican, reestructuran o alinean objetivos o ideas. Se da voz a los participantes y se espera que todos adquieran unas nociones y metas claras. Si no, habrá sido un fracaso. ¿Cada cuánto debería celebrarse? Si nos centramos en el entorno inmobiliario, sería suficiente con una vez al mes. Una reunión de estas características es ideal para repartir las zonas de un municipio entre los diferentes agentes que integran el equipo. Hacer un óptimo reparto de zonas ayudará a que todo el proceso fluya, evitando solapamientos, facilitando la monitorización y posibilitando la reasignación de áreas si esta se produce.

Seguimiento diario sin renunciar a la operatividad

Pero esta reunión mensual, aunque básica, no es suficiente. Debería completarse con una dosis de control ordinario capaz de abordar cuestiones mucho más concretas y ligadas al día a día. ¿Cuántas visitas se han hecho a una u otra zona? ¿Ha habido bajadas de precio en algún inmueble de la cartera? ¿Posibles cierres a la vista? En las reuniones diarias, que han de ser breves y ágiles, no se abordan los grandes retos sino que se revisan los objetivos por zonas y se establecen miniobjetivos. Con estas dinámicas se genera una comunicación fluida dentro de la estructura que permite a los comerciales saber lo que tienen que hacer pero también tener una visión global de lo que ocurre dentro del equipo. Para los agentes se traducen en orientación y certeza, y para la inmobiliaria se convierten en una herramienta de verificación y seguimiento. Un win-win en toda regla.

Las reuniones cotidianas son básicas para llevar un seguimiento de los proyectos.

Retomando la cuestión inicial, el problema de las reuniones no es su esencia sino la falta de organización y disciplina que gira en torno a ellas. Para evitar frustraciones, para que el concepto en sí mismo no se relacione con algo tedioso o con una pérdida de tiempo, es importante interiorizar algunas mecánicas y, lo que es más importante, ¡cumplirlas!

  • Participación. Los monólogos, fuera de El Club de la Comedia, suelen ser aburridos así que lo ideal es plantear estos encuentros en clave colaborativa. Esfuérzate por escuchar opiniones, ideas y diferentes voces. Haz que las reuniones sean enriquecedoras, ricas y multiperspectiva.
  • Puntualidad británica. Parece lógico pero ¿cuántas reuniones has tenido últimamente que empezaran exactamente a la hora pautada? ¿Entre pocas y ninguna? Es importante programar una hora y no retrasarla en función de las limitaciones personales de cada uno. Si los retrasos se hacen habituales, los asistentes perderán el interés e interpretarán que no se trata de una dinámica obligatoria y que, por lo tanto, es prescindible.
  • Mejor con guion. Contar un orden del día o breve documento donde se revisen los temas a tratar siempre es interesante para que, durante el transcurso de la reunión, todos los asistentes sepan de qué punto se está hablando. Sin esa guía es más fácil dispersarse.
  • Precisión, ante todo. En las intervenciones es fundamental ir al grano y evitar caminar por derroteros que nos lleven a perder el tiempo y el foco. Una regla tan simple como ponerse en pie al hablar te hará, instintivamente, ser más conciso en tus reflexiones.
  • Que la atmósfera y el momento sean los adecuados. Si se celebra la reunión a primera hora, con luz natural y la cabeza despejada, será mucho mejor que si tiene lugar al final del día, cuando se suele estar cansado y mucho menos receptivo.

Betterplace en tus reuniones

Tanto en las de carácter mensual como en las reuniones diarias, Betterplace se convierte en una herramienta útil, capaz de agilizarlas y de hacerlas más operativas. En el kick off te servirá para planificar la asignación de zonas, ya que te permite dibujarlas libremente según tu conocimiento del terreno —además de trazar círculos e isocronas—. En el caso de las sesiones de seguimiento cotidiano, Betterplace permite llevar un control sobre los inmuebles contactados y captados para valorar el rendimiento de los comerciales y, en definitiva, de la agencia.

Incorporar este software accesible desde cualquier dispositivo, además de a la captación en exclusiva y a la valoración, te ayudará a preservar, o al menos a dilatar, ese tesoro tan valioso que es el tiempo.

Betterplace, además de ayudar a la captación y valoración inmobiliaria, ayuda a que las reuniones sean más productivas y, en consecuencia, a ahorrar tiempo.